経理・財務

いまさら聞けない領収書の書き方!銀行振込での発行義務についても幅広く解説!

いまさら聞けない領収書の書き方!銀行振込での発行義務についても幅広く解説!

領収書は社会人だけでなく、学生の方でも馴染みの深い会計書類です。しかし、なかにはなんとなくのルールで記帳してしまっている方もいるのではないでしょうか。

そこで、本記事では銀行振込における領収書の形式を中心に、定義とその書き方について幅広く触れていきましょう。

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領収書の概要

ここでは、今更聞けない領収書の役割とその扱いについて見ていきましょう。

 

領収書とは

領収書とは、金銭の授受が行われたことを証明する証拠書類です。商品・サービスに対して、金銭のやり取りがあったことを示すことができます。領収書の発行は、基本的に金銭の受け渡しと同時です。代金を支払った相手が領収書の発行を要求した場合には、民法第486条に基づき代金の受領者は領収書を発行しなければなりません。

なお、領収書は代金に応じて印紙を貼らなくてはならないのですが、印紙代を節約したい場合は「銀行振込の振込明細書を領収書に代えさせていただきます」と予め顧客に明示しておくのも一つの手です。

 

銀行振込における領収書の扱い

銀行振込で代金の支払いをする場合、振込明細書が領収書の代わりとして発行されることが多いといえます。しかし、厳密には振込明細書はあくまで金融機関が受取人に対し代金の送金を行ったことを示すためのものです。金銭の受取人が証明書として、発行するものではありません。

そのため、領収書を請求した場合は、振込明細書と二重計上となることを防ぐために、但書欄に「●月●日銀行振込分」といった記録を残しておきましょう。

 

領収書の再発行は拒否できる

領収書は1度目の請求に関しては代金の受取人に発行する義務がありますが、再発行の義務はなく、代金の受取人は拒否できます。金銭を伴う取引に関する書類なのでむやみやたらと発行はできません。

二重請求や架空の請求書で経費を水増しするなど領収書を悪用される恐れがあるので簡単には再発行できないのです。ただし、不可抗力の非常事態(火災、地震など)による紛失・消失の場合、無くした事実を説明し、相手方の理解が得られれば再発行に応じてくれるところもあります。

 

領収書をなくしたときの対処法

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万が一紛失してしまった場合は、すぐに支払先や金額、取引内容を記録として残しておきましょう。破損などによって領収書を使用できないケースでは、元の領収書の提示を条件として再発行が認められる場合もあります。

ここでは領収書を無くしてしまった・もしくは使用不可能となってしまった場合の対処法について見ていきましょう。

 

領収書をなくしたとき:レシートを探して代用する

体裁を整えるためには、つぎの5つの情報が必要です。

①発行者

②発行日時

③取引内容(勘定科目)

④金額

⑤受取人

(法令の根拠:消費税法30条9項

しかし、レシートには⑤の受取人の情報がありません。そのため、会社の経費として購入したものなのかどうかを証明できず、プライベートでの買い物と誤解される恐れがあります。

 

高額の場合は税務調査のときに怪しまれますので、レシートよりも領収書を取得しておいた方が安全です。領収書は法人税法で7年間の保存が義務付けられています。

レシートが感熱紙の場合、日光や時間の経過とともに印刷が薄れてしまうので保管方法や保管場所に注意し、直射日光の当たらない日陰に台紙などに貼付して保管しましょう。

証憑書類としての信頼性は領収書より低くなりますが、小売業や飲食店、運賃などは宛名がいらないとされているため多くの場合はレシートで代用可能です。

また、電子帳簿保存法によりスキャナによる電子保存も認められるようになります。

 

領収書をなくしたとき:出金伝票を起票する

再発行が難しい場合は出金伝票を起票しましょう。出金伝票に必要な情報は次の4つ。

①支払先

②日付

③領収書の但書に相当する内容

④支払金額

(法令の根拠:消費税法30条8項

冠婚葬祭用の出費は、領収書が発行されません。

そういった場合は、出金伝票を使用し、領収書の代用として使用します。反面調査が行われた場合、税務署が支払いの事実を確認できるように各項目を漏れなく記載しておきましょう。

 

領収書をなくしたとき:利用明細や振込明細、預金通帳記録で代用する

支払いが現金以外のクレジットカードなどの場合は、利用明細や振込明細、預金通帳の記録などの「改竄不可能な書類」を領収書として代用も可能です。1つの書類だけでは信頼性が足りないと感じる場合は、同じ支払いについての複数の証明書類を併せて保管しておくと良いでしょう。

 

領収書をなくしたとき:最終手段は自腹で支払い直す

上記の対処法を全て試しても代用できなかった場合、最終手段として自腹を切り、領収書を発行し直してもらうという方法もあります。紛失したからといって気軽に経費申請できるようになってしまう場合、悪用されるケースもあるため、企業側が簡単に認めることはないでしょう。

電車で領収書をなくした場合の対処法はこちらから

 

領収書には収入印紙が必要

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銀行振込で振込明細書を先方に発行していたとしても、支払人から領収書発行の請求があれば領収書を発行しなければなりません。

また、領収書には収入印紙を貼る必要があります。印紙とは、現金の授受に対して課税される税金ではなく、領収書などの紙文書を発行する行為に対して課税されるものであるため、銀行振込でも領収書を発行した際には現金受領時に作成する領収書と同じように印紙の貼付が必要です。

なお、現金の授受が5万円以下の場合は非課税となります。詳しい税額は以下の通りです。

記載金額 税額
5万円未満のもの 非課税
5万円以上100万円以下のもの 200円
100万円を超え200万円以下のもの 400円
200万円を超え300万円以下のもの 600円
300万円を超え500万円以下のもの 1,000円
500万円を超え1,000万円以下のもの 2,000円

 

印紙はただ貼付するだけでなく、印影又は署名で消印する必要があります。消印がなければ収入印紙はいくらでも再利用できるため、悪用を防ぐためにも消印を忘れないようにしましょう。

領収書への印紙の貼付は税法による納税の義務なので、貼り忘れた場合、過怠税といって当初払う予定だった金額の3倍の印紙代を払わなくてはなりません。しかし、税務調査前に貼り忘れを自己申告した場合は1.1倍まで軽減されます。

印紙税は課税文書の作成者が文書の作成までに印紙税を納める義務があります。

 

領収書の正しい書き方

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領収書は取引先に渡すものです。そのため、不備がないよう正しく記載しなければなりません。ここでは、正しい書き方について復習しておきましょう。

 

領収書の書き方:日付

日付は実際に金銭の移動が行われた日にちを記入します。銀行振込の場合は入金日の日付となります。

銀行振込の場合は領収書を発行した日付と支払いを受けた日、課税資産の譲渡などを行った日付が別の日になることが多いため、印紙税がかかる5万円を基準に高額取引の場合は上記3つの日付を全て記載しておいた方が支払先にとって親切でしょう。加えて、税務調査が行われた場合でもスムーズに行われます。

 

領収書の書き方:金額

金額は実際に領収した代金を記載しますが、改竄を防止するためいくつか書き方のルールがあります。

  • (1)金100,000円也
  • (2)¥100,000※
  • (3)¥100,000-

上記のような書き方で数字を付け加えたり、桁を増やしたりするような不正を防ぎます。3桁ごとにカンマを入れるのも忘れないようにしましょう。それぞれの記号は数字と間隔を空けないように注意が必要です。

 

領収書の書き方:但書

但書は取引項目である何に対する支払いなのかを明確にします。必要な経費であることを証明するためには、「品代」だけでは証明不足と判断され、経費と認められない場合もあります。

なるべく「接待費として」や「セミナー参加費として」のように但書は具体的に書きましょう。

 

領収書の書き方:宛名

宛名には支払人である企業名や個人名を記入します。会社名の場合は前株か後株かの区別にも気をつけましょう。

もし前と後ろを間違って記入した場合は異なる企業として扱われる恐れがあります。株式会社を表す(株)という省略表記も、領収書においてはなるべく使わないようにしましょう。

また、日本の商慣習において「上様」と記入を求められることがありますが、宛名不明の領収書は消費税法では無効であると判断される場合があります。

なるべく誰が見ても一目瞭然で判断できるよう宛名は正式名称を略さず書くことをお勧めします。

どうしても取引先との関係上、断れない場合は相手先担当者氏名、取引内容、但書記載内容の詳細などをメモの上、控えと一緒に保管しておきましょう。

 

領収書の書き方:発行者

領収書の発行者情報を記載します。発行者企業(個人の場合は屋号や氏名)の正式名称、住所、電話番号、FAX番号、e-mailアドレスなどを記入し、先方が発行した領収書に対し問い合わせをしたい場合に不備がないようきちんと書いておきます。

角印を押して信頼感を高めている企業もあるようですが、法的には必要ありません。

 

インターネットバンキングにおける領収書

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インターネットバンキングでの銀行振込は、基本的に振込明細書や領収書は発行されません。振込完了の電子通知メールであったり、振込決済が完了した画面をプリントアウトしたものをもって領収書としている金融機関がほとんどです。

銀行振込の際の「振込明細書」やインターネットバンキング利用時の「決済完了画面のプリントアウト」は税務署で認められている会計法規上正式な領収書です。

それに加えて証明書の発行が必要な場合は、別途金融機関に来店したり、カスタマーセンターに発行を依頼したりする必要があります。

 

領収書の理解を深めておこう

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会計は決済方法の多様化やインターネットバンキングの登場などで少しずつ、その形を変化させています。今後も新たな金融サービスや領収書発行が生まれてくる可能性もあります。

大切なのは経済の営みの最も基本的な証明書である領収書への理解を深め、常に最新情報へアプローチするためアンテナを張っておき、自分自身の知識をアップデートし続けることだといえるでしょう。

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Back Office Magazine編集部
記事の作成・監修者 Back Office Magazine編集部
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