法務

電子帳簿保存法の2020年10月改正!電帳法改正のポイントをわかりやすく解説!

電子帳簿保存法の2020年10月改正!電帳法改正のポイントをわかりやすく解説!

これまで企業は、帳簿や証憑書類などの紙の原本を7年間保存する義務がありました。しかし、IT化が進んだ現代では、電子によるデータで管理が可能となっています。

2020年10月に電子帳簿保存法が改正され、規制の緩和が行われました。では、何が変わったのでしょうか。今回は管理部門の立場から、よりペーパーレス化が進んだ電子帳簿保存法の詳細についてみていきましょう。

厳選の税理士をご紹介 本気の税理士探しならSHIRIIZE

電子帳簿保存法の改正で変化したポイントを2つ解説!

電子帳簿保存法の2020年10月改正!電帳法改正のポイントをわかりやすく解説!の画像1

2020年10月に改正された内容は大きく以下の2つです。

  • タイムスタンプの緩和
  • クラウド会計を経由した決済情報も保管可能に

それぞれを詳しくみていきましょう。

電子帳簿保存法の改正:これまでのタイムスタンプ

電子データの場合、紙媒体と比較すると改ざんされるリスクが高く、改ざんされたことにも気付きにくいという負の特性がありました。

そこで、改ざん防止のためにスキャンしたデータに、発行者側および受領社側双方に「タイムスタンプ」を3日以内に付与する必要がありました。

タイムスタンプは、「その時刻に文書が存在していたこと、それ以降データが編集されていない・改ざんされていないこと」を証明する技術です。

電子帳簿保存法の改正:新しいタイムスタンプの規制

これまでのタイムスタンプの規制が、今回の改正で「発行者側のタイムスタンプがあれば受領者側のタイムスタンプが不要」と、緩和されました。

これで、タイムスタンプを付与する手間が省けるため作業効率があがったり、保存資料への付与のし忘れが減ったりとメリットが多く生まれます。

ただし、発行者がタイムスタンプを付与していない場合には、これまで通り受領者側のタイムスタンプの付与が必要となります。また、保存期間は紙媒体と同様に7年間なので、その点は注意しましょう。

電子帳簿保存法の改正:これまでのクラウド会計を経由した決済

過去のクラウド決済(クレジットカードやPayPayなどの電子決済)では、会計を行っても、紙媒体の領収書をもらう必要がありました。

電子帳簿保存法の改正:新しいクラウド会計を経由した決済

これまでのクラウド会計を経由した決済が、クレジットカードやPayPayなどで支払った際には自動的にクラウド上に支払い明細が保存されようになっています。そのため、改めてレシートを撮影してアップロードする必要がないといえます。

つまり簡単に言うと「キャッシュレス決済は領収書が不要」となったのです。

このようになった経緯には、クレジットカードなどの電子決済サービスは、利用明細データを各サービスから確認することができるためです。そのデータが領収書代わりになるといことです。

また、Suicaなどの交通系ICカードを利用して移動する人も多いはずです。その経費処理も不要となるので今まで以上に交通機関を利用した移動が便利になります。

保存期間は紙媒体と同様に7年間なので、その点は注意しましょう。

電子帳簿保存法をわかりやすく解説!

電子帳簿保存法の2020年10月改正!電帳法改正のポイントをわかりやすく解説!の画像2

電子帳簿保存法は、帳簿や領収書・請求書などの処理にかかる負担を軽減するために、電子データによる保存を認めるものです。

事前に所轄の税務署に必要書類等を提出し、一定の用件を満たす会計ソフトを導入することで電子データを保存できるようにしています。

電子帳簿保存法で保存できるもの

電子帳簿保存法で保存できるものは、大きく分けると以下の3つです。

  • 帳簿
  • 決済関係書類
  • その他の証憑類の三種

以上の3つは、さらに以下の表のように分類されますので一度確認しましょう。

種別 主な文書 区分 電子保存 スキャナ保存
帳簿 総勘定元帳 仕訳帳 現金出納帳 売掛金・買取金元帳固定資産台帳 売上・仕入帳など ×
決済関係書類 棚卸表 貸借対照表 損益計算書 その他決算に関して作成した書類 ×
その他の証憑類 契約書や領収書 発行
受領
見積書 請求書 注文書 契約の申込書 納品書 検収書など 発行
受領

電子帳簿保存法の歴史と改正内容

2020年10月に改正された電子帳簿保存法は、始めての改正ではありません。これまでに行われた改正内容を理解しておくことで、より電子帳簿保存法への理解が深まるだけではなく、将来行われる改正内容を予測し対応する準備ができます。

【電帳法改正の歴史】1998年

電子帳簿保存法の始まりは1998年で、国税関係帳簿書類の電子データによる保存を定めた法律です。

当初は、以下のように定義され紙の書類をスキャンして保存するということは、明記されていませんでした。

高度情報化・ペーパーレス化が進展する中で、会計処理の分野でもコンピュータを使用した帳簿書類の作成が普及してきており、経済界をはじめとする関係各界から、帳簿書類の電磁的記録(いわゆる電子データ)及びマイクロフィルムによる保存の容認について、かねてから強い要望が寄せられていました。

政府においては、こうした要望を受けとめ、規制緩和推進計画等の閣議決定、緊急経済対策、市場開放問題苦情処理対策本部決定等において、平成9年度末までに、帳簿書類の電磁的記録等による保存を容認するための措置を講ずることを決定していました。

このような関係各界からの要望や政府全体としての取組を踏まえ、平成10年度税制改正の一環として、適正公平な課税を確保しつつ納税者等の帳簿保存に係る負担軽減を図る等の観点から、国税関係帳簿書類の電磁的記録等による保存制度等の創設等が行われました。

引用:制度創設等の背景|国税庁

【電帳法改正の歴史】2005年

2005年のe-文書法の施行に伴って電子帳簿保存法が改正されました。この改正で、現在の紙媒体をスキャンし電子化して保存するという原型が整備されています。

しかし、領収書や請求書は3万円未満に限定され、電子署名が必要であるという今よりもかなり要件が厳しく実用しにくいものでした。

【電帳法改正の歴史】2015年

2015年の電子帳簿保存法の改正によって、金額の上限がなくなり金額に関係なく電子化が可能となっています。また、電子署名も不要となったり、対象書類やスキャンに関する要件が大幅に緩和されたのです。

【電帳法改正の歴史】2016年

2016年に行われた改正では、デジタルカメラやスマートフォンで撮影したものも電子データとして認められるようになりました。

このように改正の歴史を辿っていくと、現在のキャッシュレス・IT世界となった時代に即していることがわかります。

そのことからも今後は、現在よりもIT化が進んだ時代となることで、よりペーパーレス化が行われることが予想されます。

電子帳簿保存のメリット・デメリット

電子帳簿保存法の2020年10月改正!電帳法改正のポイントをわかりやすく解説!の画像3

今回の改正でより使いやすくなった電子帳簿保存のメリットは数多く存在しているものの、同時にデメリットも多い点には注意が必要です。

電子帳簿保存のメリット

  • 紙を紛失したり汚したりするリスクがなくなる
  • 物理的な場所をとらない
  • 書類の仕分けが簡単
  • 閲覧などの作業効率が上がる
  • 手入力での伝票入力がなくなるためヒューマンエラーが減る

電子帳簿保存のデメリット

  • 対応するソフトウェアやクラウドシステムの導入コストがかかる
  • 維持費のランニングコストがかかる
  • 電子帳簿保存法が複雑なため税理士などがいなければ実戦投入が難しい

電子帳簿保存の申請方法

電子帳簿保存制度を導入するには、事前に所轄の税務署に必要書類の提出と準備が必要になります。

これから導入を検討している方は、事前準備をしっかり行いましょう。

電子帳簿保存に必要な書類

電子帳簿保存を開始するためには、以下の書類が必要です。

  • 承認申請書
  • 承認を受ける帳簿類の作成に利用するシステムの概要を記載した書類
  • 承認を受ける帳簿類の作成に際した事務手続きの概要を記載した書類
  • 申請書の記載事項を補完するための参考書類

申請書は国税庁の公式HPからダウンロード可能です。

電子帳簿保存の承認準備

電子帳簿保存を始める3ヶ月前までに以上の書類と添付書類を所轄税務署へ提出します。また、「真実性の確保(データ改竄がされないか?)」「可視性の確保(誰でも確認できるデータか?)」これら2つを確保するための社内整備が必要です。

詳しい条件は国税庁の公式HPに掲載されているので、参考にしてみましょう。

電子帳簿保存の変更点とこれから

2020年10月に改正された電子帳簿保存法では、以下の2点が大きく変更されています。

  • タイムスタンプの緩和
  • クラウド会計を経由した決済情報も保管可能に

必要条件を満たしていれば、受領者側のタイムスタンプが不要となりました。また、改正によってクラウド会計(クレジットカードやPayPayなどの電子決済)を経由した決済では、領収書を受け取る必要ありません。

今回の改正で、よりペーパーレス化がすすみ会社内での電子化された帳簿管理で作業効率があがり、紙媒体ならではの紛失や汚すといったデメリットも少なくなります。

会社の管理部門担当者は、過去の改正内容や電子帳簿保存の適応書類をこの記事で見直し、さらなる会社の経費削減などに結びつけてみましょう。

Back Office Magazine
厳選の税理士をご紹介 本気の税理士探しならSHIRIIZE
Back Office Magazine編集部
記事の作成・監修者 Back Office Magazine編集部
hiqers株式会社

士業と管理部門の存在価値をアップデートするメディア「Back Office Magazine」の編集チームです。明日からすぐに生かせるノウハウや、現場で戦う人の声など、ここでしか読めない情報を提供。士業・管理部門の方が集う場を作るとともに、その存在価値を広く世に伝え続けます。

タイトルとURLをコピーしました