「覚書のテンプレートがあれば使いたい」
「覚書を書く際の注意点や例を知っておきたい」
このようにお考えではありませんか？
この記事では、覚書を作成する人に向け、下記を紹介・解説してきます。
- 覚書の法的効力について
- 覚書・契約書・念書の違い
- 覚書の書き方と注意点について
覚書とは
覚書とは、当事者同士が約束したい事柄について「双方が合意しました」ということを証明するための文書です。
覚書の用途は、契約書などを通してお互いに合意した内容や、契約書には記載されていなかった内容を変更する際に用いられます。契約書の補助的な役割を担っているという認識でOKです。
フォーマットや書式は契約書に近いものとなっています。
また、内容の記された書類は、お互いに1枚ずつ保管することが重要であるのを覚えておきましょう。
覚書に法的拘束力はあるの？
結論ですが、覚書に法的拘束力はあります。
ただし、覚書に記載された内容や締結の経緯によって異なることを留意しておきましょう。
たとえば、覚書に記載された内容・締結の経緯などを踏まえ、「当事者が互いに合意している」とみなされる場合は法的拘束力を持ちます。
逆に、覚書に記載された内容や締結の経緯からして、「当事者の双方が合意していない」となった場合は、法的拘束力があるとはみなされません。
また表題に「覚書」とあっても、契約書と同等であるとみなされた場合は、契約書として取り扱われることもあります。
法的拘束力の観点について不安がある人は、内容を深く精査し、法的義務が発生する文言を含ませるようにするとよいでしょう。
「覚書」「念書」「契約書」それぞれの違いは？
「覚書」「念書」「契約書」それぞれの違いは下記の通りです。
- 覚書・・・覚書とは、契約を結んだ当事者の合意内容を文章化したもの。もしくは、契約書に記載した内容を修正・変更する際に用いられる書類。
- 念書・・・念書とは、契約を締結する際に当事者の一方が約束事を証明するために提出する書類。基本的に法的交渉力がなく双方の合意を必要としない。
- 契約書・・・契約書とは、契約前の段階で作成する文章であり、当事者が契約内容について合意する旨を記載する最終的な書類。
なお、覚書に記載された内容が請負契約である場合、契約書と同じ効力を持つことがあります。
たとえば、契約書の「契約」という単語は相手を身構えさせてしまうイメージがあるため、「覚書」というやわらかい印象のあるタイトルをあえて使うケースです。
ただ、覚書を契約書として成立させる場合には、契約書と同じように印紙が必要になることを覚えておきましょう。
念書は、契約を締結する当事者の一方が相手に対して約束事を証明するために提出するもので、双方の合意は必要ありません。また基本的に法的拘束力もありません。
覚書や契約書を書くメリット
覚書や契約書を作成するメリットは下記の通りです。
- 将来起こりうる様々なトラブルに対応しやすくなる
- 契約書や覚書を作成することにより、双方が同意した内容をきっちり履行させるために有効な「心理的プレッシャー」をかけることができる
また、「仲の良い友人同士だと契約書や覚書を交わしづらい」という意見もありますが、 契約書や覚書を作成しておくことは、思い違いなどから発生するトラブルを防ぐことにもつながります。
覚書で契約書の内容を変更する際の書き方
覚書で契約書の内容を変更する際の手順は下記の通りです。
- 何日付けのどの部分を変更するかを明記する
- 変更を加えない箇所についても記載する
- その後も変更があるごとに覚書を作成する
それぞれの手順について詳しくみていきましょう。
覚書の書き方:何日付けで、どの部分を変更するかを明記する
まず何日付で、どの文言に変更を加えるかを明記することが重要です。
書き方の例は下記の通りになります。
【書き方の例】
売主と買主とは、平成○○年○○月○○日締結のコンサルティング契約（以下「原契約」という。）に記載した内容の一部を変更することに双方で同意する。
「第□状に記載の「×××」を「△△△」に変更する。」
なお、覚書に記載された内容に変更を加える際には、必ず日付を記載するようにしましょう。
また、覚書は文書に署名と捺印することが効力を持つため、覚書に日付がなくても問題はありません。ですが、それで問題がある場合については、「○月○日までは契約に従い、△月△日移行に修正後の内容に従う」といったことを明記しておくとよいです。
覚書の書き方:変更を加えない箇所についても記載する
覚書を作成する際は、変更する点と変更しない点があると思います。
変更点の記載はもちろん、変更しない点について記載しておくことも重要です。
その際の書き方については、下記を参考にしてみてください。
【変更しない点について記載する際の例】
甲及び乙は、本覚書に記載のない事項については原契約に記した通りの規定に従う。
【変更しない点について記載する際の例2】
○○○○（以下、甲と呼ぶ）と□□□（以下乙と呼ぶ）はそれぞれ、令和×年××月××日締結の△△契約書の第●条について、双方合意の上、下記の件についてのみ例外を認めることとし、覚書を作成する。
上記いずれかの例を参考に、しっかりと変更しない点についても明記しておきましょう。
覚書の書き方:その後も変更があるごとに覚書を作成する
覚書の作成後に変更が発生した場合であっても、必ず覚書を作成しましょう。ちょっとした契約の変更内容でも、覚書を作成し、保管することが大切です。
書類の作成やお互いの署名・捺印をするという手間はかかりますが、これをしておかないと後の証拠として残らない可能性があります。
契約書は、当事者双方の状況だけではなく、社会情勢などの外的要因によって変更される場合もありますから、その都度、書類を作成するようにしてください。
先ほども解説しました通り、原契約と原契約の変更を記した覚書は、2つが揃っていることではじめて機能します。
そのため原契約と覚書は同じ場所の同じファイルに保管しておくことが望ましいです。
覚書の書き方の注意点6つを解説!
覚書を作成する際、適当に書くのは厳禁です。
適当に変えてしまうと、覚書きとしての効力を失ってしまう可能性があります。
下記の点に注意して作成するようにしてみてください。
- 捺印と署名は必ず忘れないように
- 修正は絶対に自己判断で行ってはいけない
- 効力を持続させたい場合は日付を記載
- 「甲」には立場が強い方の名前を書く
- 双方が覚書に同意していることを記載して効力UP
- 覚書で印紙が必要になるケースについて
それぞれの注意点について詳しく解説していきます。
覚書の書き方の注意点:捺印と署名は必ず忘れないように
覚書を作成する際は、捺印と署名を必ず行うようにしましょう。なぜなら、捺印・署名どちらかを忘れることで覚書が法的効力を失ってしまうからです。
「住所」「社名」「代表取締役氏名」を記載し、氏名の横に代表者印を捺印します。
なお、署名する場合は原則、当事者が自らの手で氏名を記載しなければいけません。
また、捺印さえあれば、代理人の代筆やPC上の入力文字でも認められるケースがあります。これは契約するときの状況にもよるため、その場や状況に適した契約方法を選ぶようにしましょう。
覚書の書き方の注意点:修正は絶対に自己判断でしない
覚書を修正する際は、けっして自己判断で行わないようにしてください。
自己判断で覚書を変更・修正してしまうと、覚書としての効力を失うことになるからです。原則、契約書と同様に双方の合意が必要であることを認識しておきましょう。たとえ小さな修正であっても、自己判断での変更や修正は厳禁です。
具体的な流れについては、まず修正をする際双方の合意が取れたら、「覚書を変更・無修正する覚書」を別途用意し、作成します。
この時、最初に書いた覚書の内容を詳細に書く必要はありません。原則として、「変更・修正する内容のみ」を記載します。
ただ、「覚書に記載した○○について、双方相違ないことを証明する」という記載は念のため行っておきましょう。
元の覚書を変更・修正する際に記入することをまとめておきます。
- 変更の対象となる覚書はどれか
- 当事者双方の署名・住所・捺印
- 覚書について合意する当事者の社名
- 覚書を作成した日付と効力が発生した日
- 変更・修正する項目と変更・修正した内容
上記については必ず記入するようにしましょう。また記入後の確認も忘れないようにしておくと安心です。
覚書の書き方の注意点:効力を持続させたい場合は日付を記載
覚書の効力は、効力の発生日について記載がない場合、署名と捺印を行った時点から発生します。署名・捺印時点からではなく特定の日付から効力を持たせたい場合は、具体的な効力発生日を明記します
覚書の書き方の注意点:「甲」には立場が強い方の名前を書く
覚書や契約書では「甲・乙」という呼称が使われます。
この「甲・乙」の呼称を使う際は、「甲」に立場が強い方の名前を書くのが一般的です。これをビジネス上の立場に置き換えると、発注する側（顧客）が「甲」となり、受注する側（自社）が「乙」になります。
呼称が逆になってしまうと先方への失礼にあたるため、契約書や覚書を作成した際は最後に確認を行うようにしましょう。
覚書の書き方の注意点:双方が覚書に同意していることを記載して効力UP
双方が覚書に同意していることを記載することで、書類としての効力がアップします。
本来、覚書は当事者双方が合意していることを前提として作成されるため、「双方が同意した旨」を書くことは必須ではありません。
ですが、その旨を書いておくことで書類としての効力がより一層高くなります。
また、覚書の変更・修正のための覚書を作成する際にも、同意した旨を記載しておけば相手に無駄な不信感を与えることもありません。
覚書の書き方の注意点:契約書・覚書に印紙が必要になるケース
契約書において、以下3つの条件全てに当てはまる場合、印紙税がかかるため、印紙が必要になります。
- 印紙税法の課税事項に記載された内容に該当するもの
- 印紙税法に記載されている「非課税文書」に該当していない
- 当事者間で課税事項を証明する目的で作成された作成した覚書である
では、覚書や念書に印紙は必要なのでしょうか。
結論、表題に覚え書きや念書と記載し、元の契約書の重要箇所を修正・変更する場合、その文書は課税文書となるため印紙が必要です。
具体的には、請負契約において「請負契約書の代金支払い方法を変更する」なとど変更するケースが課税の対象になります。
なお、「重要な事項」については、『印紙税法基本通達別表第2』に記載されている「重要な事項の一覧表」にて、文書の種類ごとに例が紹介されています。
覚書を正しく書いてトラブルを未然に防ごう
覚書を正しく作成することは、トラブルを未然に防ぐことにつながります。
たとえば、 当事者である双方が合意したことを記載しておらず、のちに一方から「契約書に同意した覚えはない」と言われても対処のしようがありません。
そのため、双方の同意が前提であったとしても、念のために「双方の同意があること」を明記しておくようにしましょう。
覚書を書く際は、この「念のため」の精神が重要になります。
慎重に作成し、個人の都合で修正・変更を加えたりしないように注意してください。
